1. Főoldal
  2. Hírek
  3. ART
  4. A könyvelõ feladatai, jogai, kötelezettségei

A könyvelõ feladatai, jogai, kötelezettségei

ART 2008-02-06

Nyomtatás
Forrás: Önadózó

Sok tévhit kering szakmai és vállalkozói körökben a könyvelõi munkával kapcsolatban, ezért szeretnék most tisztázni néhány félreértést, tiszta vizet önteni abba a bizonyos pohárba, ami oly sokszor betelik.

KÖNYVELÕK KÉZIKÖNYVE
Ára: 9.900,- Ft + postaköltség. Szerzõk: az Önadózó újság szerzõi. A könyv hagyományos nyomdai elõállítású, terjedelme 576. oldal. Kiadó: ADÓNET.HU Zrt. A könyv kereskedelmi forgalomba nem kerül. www.kezikonyvek.hu M E G R E N D E L É S: info@onadozo.hu

***

Munkám során gyakran találkozom felháborodott vállalkozókkal, kiborult könyvelõkkel és méltatlankodó adóellenõrökkel. A gazdasági élet eme három szereplõje szoros kapcsolatban áll egymással, mégis sokszor tûnik úgy, hogy elbeszélnek egymás mellett, néha nem is egy nyelven kommunikálnak, nincsenek tisztában a saját szerepkörükkel.
Ameddig nincsen semmi probléma, a vállalkozás jól mûködik, nem kell túl sok adót befizetni, és nem kap ellenõrzést a cég, addig senki sem gondolja úgy, hogy neki van a világon a legszörnyûbb könyvelõje. Amint az adóhivatal górcsõ alá vonja a gazdasági társaságot, és talál valami kivetni valót a mûködésében, akkor szinte biztos, hogy a könyvelõ lesz a hibás, hogy az adóellenõrökrõl már ne is beszéljünk. Holott, jó esetben mindenki csak a munkáját végzi, legjobb belátása szerint.

A félreértések elkerülése végett, a könyvelõ és a vállalkozás között létrejött vállalkozói szerzõdésben rögzíteni kell a feladatokat, és a felek kötelezettségeit. Egy jól megkomponált szerzõdés az alábbiakat tartalmazza:
- a szerzõdõ felek adatai ( név, cím, adószám )
- a könyvelõ által vállalt kötelezettségek
- a vállalkozó mely határidõig köteles a könyvelés rendelkezésére bocsátani a bizonylatait
- a könyvelésre átadott bizonylatok adattartalmáért- annak valódiságáért- a vállalkozó felel
- a számviteli szabályok betartásáért a könyvelõ a felelõs
- a könyvelõ díjazása
- a szerzõdés felbontásának lehetõségei és körülményei

A szerzõdés legfontosabb eleme a felelõsség meghatározása, hiszen egy esetleges bírság kiszabásánál el kell dönteni, kit terhel a fizetési kötelezettség. Tapasztalataim szerint a könyvelõknek sem idejük, sem energiájuk nincs a cég által befogadott számlák - és az azokat kibocsátó társaságok – ellenõrzésére, ezért nem is vállalhatnak felelõsséget érte. Más kérdés, hogy ha a könyvelõ a társaság alkalmazottjaként végzi munkáját, a munkaszerzõdés mellékleteként szolgáló munkaköri leírásban ezt a feladatkört rá lehet testálni. Ebben a cikkben azonban kifejezetten a megbízási szerzõdéssel dolgozó könyvelõk és az õket megbízó kisvállalkozók problémáival szeretnék foglalkozni.
A vállalkozásnak ki kell alakítania a saját számviteli szabályzatát, azon belül a bizonylatkezelési rendjét. Mivel a cégvezetõk nagy többsége nem vett részt számviteli oktatáson, a bizonylati rend kialakításában, és a szabályzatok elkészítésében célszerû kikérnie a könyvelõ segítségét. A könyvelõ adhat tanácsot, segíthet felépíteni egy vállalkozás adminisztrációs hátterét, a megfelelõ információk birtokában elkészítheti a cég szabályzatait, melyeknek betartása azután már a cégvezetõk felelõssége. A megbízott könyvelõ nem írhatja alá a pénztárbizonylatokat, nem vezetheti a vállalkozás pénztárkönyvét, nem engedélyezheti utalásra a bejövõ szállítói számlákat, és fõleg nem utalhat át semmilyen pénzösszeget a vállalkozás nevében annak számlájáról. Alapvetõ problémának látom, hogy sok könyvelõ kolléga olyan feladatokat is bevállal a megbízásában, melyek egyáltalán nem tartoznának a feladatkörébe.

Nézzük át, mi is a megbízott könyvelõ feladata

- kapcsolattartás biztosítása a cég vezetõjével
- a könyvelésre átadott számlák ellenõrzése abból a szempontból, hogy azok külsõre megfelelnek-e a számviteli törvényben elõírtaknak
- kontírozás, adatrögzítés, bérszámfejtés- amennyiben a szerzõdésben vállalta
- a megfelelõ bevallások és adatszolgáltatások határidõre történõ elkészítése és leadása a hivatalokhoz
- igény szerinti kimutatások elkészítése
- folyamatos konzultáció a vezetõséggel, és tájékoztatás nyújtása a változásokról
- a cégvezetõ figyelmének felhívása a szabálytalan mûködésre, tájékoztatás a szabálysértés várható következményeirõl

A felsoroltakból is kitûnik, hogy a könyvelõ elsõdleges feladata a tájékoztatás, naprakész információk szolgáltatása, valamint a tanácsadás. Ehhez szükséges a bizonylatok megfelelõ nyilvántartása és folyamatos könyvelése. Bizonylat nélkül – bemondásra – könyvelni nem lehet. Felelõsséget ezen kívül csak azokért a részfeladatokért vállalhatnak, amelyeket képesek az ellenõrzésük alatt tartani. Minden olyan ügyletért, amelybe nem,- vagy csak részben látnak bele, nem szabad felelõsséget vállalni, ha ezt mégis megteszi a könyvelõ, akkor viselnie kell a következményeket.

Melyek ezek a kényes területek, amelyekért a cég vezetõségét kellene felelõssé tenni a szerzõdésben

- a befogadott számlák valódiságának ellenõrzése, kifizetésük engedélyezése
- a háttérszerzõdések elkészítése
- a kibocsátott számlák adattartalmának ellenõrzése
- a házipénztár és a banki átutalások kezelése, az elkészített pénzkezelési szabályzatnak megfelelõen
- az elkészült bevallások adattartalmának ellenõrzése és egyeztetése a saját belsõ nyilvántartásával.

A vállalkozók többsége abban a tévhitben él, hogy a könyvelõje „mindenható”, nem hibázhat, és minden problémájára megoldást nyújt. A könyvelõk igyekeznek is megfelelni ezeknek az elvárásoknak, és sokszor olyan dolgokban is próbálnak segítséget nyújtani, ami nem tartozik a feladatkörükbe. Ebbõl fakadnak azután a problémák, melyek végül kenyértöréshez – a szerzõdés felbontásához – és sértõdéshez vezetnek. Rosszabb esetben pedig hosszan tartó pereskedés kezdõdhet. Ha a megbízás elõtt mindkét fél megfogalmazza az elvárásait, és írásban rögzítik is azokat a szerzõdés keretein belül, akkor elkerülhetõek a késõbbi vitás esetek.

Nem is olyan régen megkeresett egy több éve mûködõ cég vezetõje azzal, hogy könyvelõt szeretne váltani. Ilyen esetben az elsõ kérdéseim között szerepel a „miért” – egyszerû kérdõszó. Az erre adott válaszból szoktam eldönteni, hogy vállalom-e a társaság könyvelési feladatait. Az úriember a kérdésemre azt a meglepõ választ adta, hogy elfáradt a könyvelõje. Mivel ez a szó eddig még nem szerepelt a válaszok listáján, felkeltette az érdeklõdésemet. Körbejárva a témát, hosszas beszélgetésbe kezdtünk, melynek végére megvilágosodott elõttem az „elfáradt”- kifejezés valódi jelentése.  Szegény, leváltásra ítélt könyvelõ, valójában belefáradt a küzdelembe, melyet a cég vezetõivel folytatott annak érdekében, hogy a vállalkozás a törvényi elõírásoknak megfelelõen mûködjön. Mivel úgy látta, nem fogadják meg a tanácsait, saját kezébe vette a bevallások összeállítását, és a vezetõséggel való elõzetes egyeztetés nélkül nyújtotta be azokat az adóhivatalhoz. Megtehette, hiszen állandó meghatalmazással rendelkezett. A cég vezetõje erre bosszút esküdött, és nem fizette ki a szerzõdés szerinti könyvelõi díjat. A „megfáradt” könyvelõ sem volt rest, ezért túszul ejtette a vállalkozás összes számláját és bizonylatait. Végül jómagam bújtam a békebíró szerepébe, és hosszas két-oldalú tárgyalások lefolytatása után, sikerült kiszabadítani a cég könyvelési bizonylatait, és a megbízási díj is rendezésre került.
A történet humorosnak tûnik, de ha belegondolunk, egyáltalán nem az. A könyvelõ visszaélt a bizalmi jogkörével, a vállalkozó pedig kihasználta a könyvelõjére testált felelõsséget.

Az elektronikus bevallással, a meghatalmazás kérdése még komplikáltabbá vált, mindkét félnek érdemes átgondolnia, mit vállal. A gyakorlatban többféle módon járnak el a könyvelõ kollégák. Az egyik lehetséges megoldás az, hogy a könyvelõ regisztráltatja magát az okmányirodában, és a 07T180-as bejelentõlapot meghatalmazottként nyújtja be. Tapasztalatból mondom, érdemes ebben az esetben is megmutatni a cégvezetõnek az elküldött bevallásokat, és a saját példányt kinyomtatva, aláíratni azokat. Másik variáció, hogy az aláírásra jogosult vezetõ regisztráltatja magát, és jelenti be az APEH-felé, hogy õ jogosult a vállalkozás bevallásainak benyújtására is. Ebben az esetben – mivel valószínûleg a bevallás nyomtatványokat a könyvelõ tölti ki – vagy minden egyes alkalommal befárad a cégvezetõ a könyvelésre, és elküldi a saját bevallásait az ügyfélkapun keresztül, vagy megadja a kódját a könyvelõnek, hogy szabadon „garázdálkodjon” vele. Ez utóbbi megoldást senkinek nem javaslom, mert a regisztrációs kód a magánszemély részére szól, azzal nem csak a cég ügyeit lehet intézni, így olyan bizalmas információkhoz is hozzáférhet a könyvelõje, amelyekhez egyébként a magánszemély nem járulna hozzá. Amennyiben a megbízást a vállalkozás vezetõje szeretné visszavonni, azt a 07T182-es bejelentõlapon teheti meg. Amennyiben a könyvelõ nem kívánja a megbízást tovább teljesíteni, ezt szintén a 07T182-es nyomtatványon jelentheti be. Ez a bejelentése az esetleges bírság kiszabása alól mentesíti.
A meghatalmazás visszavonásáig a bejelentett személyektõl az adóhivatal elfogadja a bevallásokat, és minden meghatalmazottat értesít azokról. Ez egyben azt is jelenti, hogy közösen vállalnak felelõsséget a küldeményekért, ezért ha a könyvelõ mondja fel a szerzõdést, neki is érdeke a meghatalmazás visszavonása.

Szabó Ildikó Angéla (Sz.I.A.)
Adóstopp Bt

/Az írás megjelent az Önadózó újság 2007. szeptemberi számában/

***

ÖNADÓZÓ - az adózók lapja. Adó - Tb. - Számvitel. Megjelenik minden hónap elsõ napján. Elõfizetési díj 2008-ra még 11.756,-Ft. Elõfizethetõ: info@onadozo.hu Önadózó, a nélkülözhetetlen munkatárs!

***

JÁRULÉKFIZETÉSI ABC 2008 - Ára: 4900,-Ft. Szerzõk: Matlné Kisari Erika, Pintérné dr.Molnár Ilona, Széll Zoltánné. Jurányi Bedenekné. Terjedelem: 253 oldal. Kiadó: ADÓNET.HU Zrt. A megrendeléshez kérjük megadni a számlázási és szállítási címet. Megrendelés: info@onadozo.hu

Vissza az előző oldalra

Webáruház

Szabályzatok

Szabályzatok kategória összes termékének megtekintése

E-Könyvek

E-Könyvek kategória összes termékének megtekintése

Szakkönyvek

Szakkönyvek kategória összes termékének megtekintése

E-Start

Önadózó segítség az ügyek elektronikus intézéséhez.

Vissza az előző oldalra